6. Stratejik Yönetim
6.1. Stratejik Planlama İşlemleri
Hazırlık Çalışmasını başlatan Stratejik Plan Genelgesi hazırlanır ve Rektörlük Onayına sunulur. Stratejik Plan genelgesi tüm birimlere duyurulur. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı koordinatörlüğünde üst yöneticinin onayı ile Strateji Geliştirme Kurulu/Stratejik Plan hazırlama ekibi oluşturulur. Strateji Geliştirme Kurulu/Stratejik Plan hazırlama ekibi hazırlık dönemine ilişkin hazırlık programı oluştur.
Strateji Geliştirme Kurulu/Stratejik Plan hazırlama ekibi çalışma programı doğrultusunda İç ve dış paydaş görüşleri kapsamında Üniversitemiz birimlerinden Birim Stratejik Planlarını hazırlamalarını ister. İç ve dış paydaş anketleri ve çalışma grupları oluşturur.
Strateji Geliştirme Kurulu "Stratejik Plan Hazırlama Rehberi" kapsamında 5 yıllık Stratejik Plan taslağını hazırlayarak Rektöre sunar. Üniversite senatosuna sunularak onaylanan Üniversite Stratejik Planı, görüş alınmak üzere Strateji ve Bütçe Başkanlığına gönderilir. Strateji ve Bütçe Başkanlığı’ndan gelen görüş doğrultusunda nihai halini alan Stratejik Plan üst düzey yöneticinin onayına müteakip Strateji ve Bütçe Başkanlığına, Sayıştay Başkanlığına Yükseköğretim Kuruluna sunulur. Üniversite WEB sayfasından yayınlanarak kamuoyuna duyurulur.
6.2. Performans Programı İşlemleri
Üniversite bütçe çalışmalarıyla birlikte Performans Programı çalışmaları da başlar. Strateji ve Bütçe Başkanlığı ile Yükseköğretim Kurumunun ortak belirlediği performans göstergeleri Üniversite stratejik amaç ve hedefleriyle eşleştirilip birimlerden gelecek yıl için gerçekleştirecekleri hedeflere ilişkin bilgiler istenir. Kurum bütçe teklifi ile birlikte teklif Performans Programı hazırlanır.
Performans hedeflerinden sorumlu olan birimler belirlenir. Program bütçe ödenekleri göz önüne alarak her performans hedefinin maliyetleri hesaplanır. Performans Programının son düzenlemeleri yapılarak konsolide hale getirilir ve Rektörlük Makamının onayına sunulur.
Strateji Bütçe Başkanlığı ile yapılan bütçe görüşmesinde Performans Programı da görüşülür. 15 Ekim'de Bütçe Kanunu teklifi ile Performans Program Bütçe Teklifi de TBMM'e sunulur. TBBM görüşülerek Bütçe Kanunu ile nihai Performans Programı hazırlanır. Nihai Performans Programı Strateji Bütçe Başkanlığına gönderilir ve Üniversite WEB sayfasından kamuoyuna duyurulur.
6.3. Faaliyet Raporu İşlemleri
Birimlerden hazırlanması istenilen Birim Faaliyet Raporu için taslak rapor hazırlanır. Üst yazı ile birimlerden Faaliyet Raporlarını hazırlamaları istenir.
Birimlerin raporu hazırlarken karşılaştıkları sorunlar Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü tarafından telefon aracılığı ile giderilmeye çalışılır. Birim Faaliyet Raporları Birimlerin üst yöneticilerine imzalattırılarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderir..
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından Birim Faaliyet Raporları konsolide edilir ve gerekli düzeltmeler yapılır. Üniversite Faaliyet Raporu Rektörlük Makamının oluruna sunulur. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca ‘’Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin Beyanı üst yönetici ‘’İç Kontrol Güvence Beyanı’’nı imzalar.
Basılan rapor Strateji ve Bütçe Başkanlığı'na ve Sayıştay Başkanlığı'na gönderilir. Üniversite WEB sayfasında yayınlanarak kamuoyuna duyurulur.
6.4. Yazışma (DETSİS) Kodu İşlemleri
Kamu kurum ve kuruluşlarının teşkilat yapılarına ilişkin verilerin merkezi bir ortamda ve elektronik olarak kayıt altına alınması amacıyla oluşturulan Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (DTVT), Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi (CBDDO) tarafından Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) üzerinden yürütülmektedir. Bu kapsamda Üniversitemizde tüm birimlerin haberleşme kodları mevcut olup, güncelleme, yeni kayıt veya kayıt silme gibi durumlarda birimler, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı web sitesinde yer alan Yazışma (DETSİS) Kodu İşlemleri Formu doldurularak üst yazı ile Başkanlığımıza bildirirler. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı DETSİS sistemi üzerinden gerekli işlemleri yapar. Herhangi bir eksiklik olmadığı taktirde birimin DETSİS kodu ve/veya güncellenen bilgiler DETSİS üzerinden tarafımıza bildirilir. Birimlerin talep ettiği DETSİS kodları ve/veya güncelleme hakkındaki bilgiler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından ilgili birime, Personel Daire Başkanlığına ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı'na bildirilir.