YÖN.SP.11 Stratejik Plan İzleme ve Değerlendirme Raporu

6.2. Performans Programı İşlemleri

Üniversite bütçe çalışmalarıyla birlikte Performans Programı çalışmaları da başlar. Strateji ve Bütçe Başkanlığı ile Yükseköğretim Kurumunun ortak belirlediği performans göstergeleri Üniversite stratejik amaç ve hedefleriyle eşleştirilip birimlerden gelecek yıl için gerçekleştirecekleri hedeflere ilişkin bilgiler istenir. Kurum bütçe teklifi ile birlikte teklif Performans Programı hazırlanır.

Performans hedeflerinden sorumlu olan birimler belirlenir. Program bütçe ödenekleri göz önüne alarak her performans hedefinin maliyetleri hesaplanır. Performans Programının son düzenlemeleri yapılarak konsolide hale getirilir ve Rektörlük Makamının onayına sunulur.

Strateji Bütçe Başkanlığı ile yapılan bütçe görüşmesinde Performans Programı da görüşülür. 15 Ekim'de Bütçe Kanunu teklifi ile Performans Program Bütçe Teklifi de TBMM'e sunulur. TBBM görüşülerek Bütçe Kanunu ile nihai Performans Programı hazırlanır. Nihai Performans Programı Strateji Bütçe Başkanlığına gönderilir ve Üniversite WEB sayfasından kamuoyuna duyurulur.

YÖN.PP.10 Performans Programı Hazırlanması İş ve İşlemleri

6.3. Faaliyet Raporu İşlemleri

Birimlerden hazırlanması istenilen Birim Faaliyet Raporu için taslak rapor hazırlanır. Üst yazı ile birimlerden Faaliyet Raporlarını hazırlamaları istenir.

Birimlerin raporu hazırlarken karşılaştıkları sorunlar Stratejik Yönetim ve Planlama Şube Müdürlüğü tarafından telefon aracılığı ile giderilmeye çalışılır. Birim Faaliyet Raporları Birimlerin üst yöneticilerine imzalattırılarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderir..

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından Birim Faaliyet Raporları konsolide edilir ve gerekli düzeltmeler yapılır. Üniversite Faaliyet Raporu Rektörlük Makamının oluruna sunulur. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca ‘’Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin Beyanı üst yönetici ‘’İç Kontrol Güvence Beyanı’’nı imzalar.

Basılan rapor Strateji ve Bütçe Başkanlığı'na ve Sayıştay Başkanlığı'na gönderilir. Üniversite WEB sayfasında yayınlanarak kamuoyuna duyurulur.

YÖN.FR.10 İdare Faaliyet Raporu Hazırlama İş ve İşlemleri

6.4. Yazışma (DETSİS) Kodu İşlemleri

Kamu kurum ve kuruluşlarının teşkilat yapılarına ilişkin verilerin merkezi bir ortamda ve elektronik olarak kayıt altına alınması amacıyla oluşturulan Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (DTVT), Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi (CBDDO) tarafından Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) üzerinden yürütülmektedir. Bu kapsamda Üniversitemizde tüm birimlerin haberleşme kodları mevcut olup, güncelleme, yeni kayıt veya kayıt silme gibi durumlarda birimler, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı web sitesinde yer alan Yazışma (DETSİS) Kodu İşlemleri Formu doldurularak üst yazı ile Başkanlığımıza bildirirler. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı DETSİS sistemi üzerinden gerekli işlemleri yapar. Herhangi bir eksiklik olmadığı taktirde birimin DETSİS kodu ve/veya güncellenen bilgiler DETSİS üzerinden tarafımıza bildirilir. Birimlerin talep ettiği DETSİS kodları ve/veya güncelleme hakkındaki bilgiler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından ilgili birime, Personel Daire Başkanlığına ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı'na bildirilir.

YÖN.İBKK.10 DETSİS Kodu (İdari Birim Kimlik Kodu işlemleri)

6.5. Standart Dosya Planı İşlemleri

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Kapsamında iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin; düzenlenmesi, gerekli şartlar altında korunmalarının temini, herhangi bir sebepten dolayı kaybının engellenmesi amacıyla belgelerin elektornik ortamda sınıflandırılması ve saklanması işlemlerini içermektedir. Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından yayınlanan Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı güncelleme işlemleri sonucunda Başkanlığımız tarafından kurum içerisinde ilgili birimler bilgilendirilerek yazışma sistemi üzerinden güncelleme işlemlerinin yapılması sağlanmaktadır.

YÖN.SDP.10 Standart Dosya Planı işlemleri

6.6. İç Kontrol İşlemleri

İç Kontrol İşlemleri 5018 Sayılı Kanunun 5.Kısmında İç Kontrol Sistemi Başlığı altında yer verilmiştir.

İç Kontrol Standartlarının amacı kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini,her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını,sağlamaktır.Bu amaç kapsamında belirlenen standartların yer aldığı örnek formlar hazırlanır ve birimler tarafından bu formların doldurulması istenir.Birimlerden gelen veriler konsolide edilerek Üniversite İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı ve Raporu hazırlanarak Hazine ve Maliye Bakanlığı Kamu Mali Yönetim ve Dönüşüm Genel Müdürlüğüne gönderilir.

YON.İKS.10 İç Kontrol Standarları

YON.İKS.12 Uyum Eylem Planı Dönem Raporu

6.7. Hizmet Sunum Envanteri

Sunulan hizmetlerde Etkin, verimli, hesap verebilir, vatandaş beyanına güvenen ve şeffaf bir kamu yönetimi oluşturmak;kamu hizmetlerinin hızlı, kaliteli, basitleştirilmiş ve düşük maliyetli bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak amacı ile Başkanlığımız birimlerinden görevlerine ilişkin veriler temin edilerek konsilde edilir Başkanlık onayı alınarak web sayfasında duyuru yapılır.

YON.HSE.20 Kamu Hizmet Sunum Envanteri