Gider İşlemleri

2.Gider İşlemleri   iş akış şeması

2.1. Kesin Ödeme İşlemlerinin Yapılması

Ödeme emirleri, muhasebe birimine geliş tarihinden itibaren, en geç dört iş günü içinde incelenir. Uygun bulunanlar muhasebeleştirilerek tutarları hak sahiplerinin banka hesabına aktarılır. Eksik veya hatalı olan ödeme emri belgesi ve eki belgeler, düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en geç hata veya eksikliğin tespit edildiği günü izleyen iş günü içinde gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine Mali Yönetim Sistemi (MYS) üzerinden gönderilir. Hata veya eksiklikleri tamamlanarak tekrar muhasebe birimine Mali Yönetim Sistemi (MYS) üzerinden, en geç iki iş günü sonuna kadar incelenerek muhasebeleştirme ve ödeme işlemi gerçekleştirilir.

2.1.1 Maaş ve Ek Ders Ödeme İşlemleri   A   B  

Üniversitemiz birimlerinde görev yapan personelin maaş, özlük, sosyal yardımlar, fazla çalışma, ek ders vb. ödemelerine yönelik harcama belgeleri ilgili harcama birimi tarafından Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sisteminden (KPHYS/BKMYS) düzenlenir.

Harcama birimlerimizce KPHYS/BKMYS ek ders modülüne veri girişleri, izleyen ayın beşine kadar yapılacaktır. Veri girişinin tamamlanmasını müteakip düzenlenen ödeme belgeleri en geç ilgili ayın onuncu günü mesai bitimine kadar ödenmek üzere Başkanlığımıza gönderilecektir. Her bir harcama birimi kendi ek ders ödeme belgelerini düzenleyecek, zamanında ödeme yapılmasını sağlanır.

2.1.2 Yolluk Ödeme İşlemleri iş akış şeması C  

Yolluk ödemelerine ilişkin bildirimler E-Devlet (E-Yolluk) sistemi bünyesinde yürütülmekte olduğundan elle düzenlenen yolluk bildirimleri işleme alınmayacak (Üniversite personeli dışındaki kişilere yapılacak ödemeler hariç), yurtdışı geçici görev yolluk ödemelerinde Muhasebat Genel Müdürlüğü uygulamaları esas alınacak, sistemden alınan çıktılar imzalanmak suretiyle ödeme işlemlerinde kanıtlayıcı belge olarak eklenecektir.

2.1.3 Staj ve Uygulamalı Eğitim İşlemleri

  1. Üniversitemiz öğrencilerinin eğitim-öğretimleri ile ilgili olarak yapacakları staj ve uygulamalı eğitimlere ilişkin işlemler ilgili akademik birimlerce takip edilecek, oluşturulacak listeler ilgili idari birimlere (Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı) iletilecektir.

    SGK primlerinin ödenmesine yönelik işlemler Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığınca yürütülecek olup düzenlenecek olan bildirimler ödenmek üzere anılan Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilecektir.

  2. İşsizlik sigortası fonundan karşılanacak olan uygulamalı eğitim ve staj ücreti ödemelerine ilişkin ilgili akademik birimlerce düzenlenecek listeler, ilgili birimlerce Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilerek Yükseköğretim Kuruluna (YÖK) iletilecektir. YÖK tarafından Üniversitemize aktarım yapılması halinde ilgili harcama birimince belgeleri MYS üzerinden firmalara/öğrencilere ödeme yapılmak üzere işlem gerçekleştirilecektir.
  3. Cumhurbaşkanlığı İnsan Kaynakları Ofisi tarafından koordine edilmekte olan Ulusal Staj Programı kapsamında Üniversitemizde staj yapan öğrencilere ilişkin işlemler Kariyer Gelişimi Uygulama ve Araştırma Merkezi tarafından koordine edilecektir. Bu kapsamda Merkez tarafından ödemeye ilişkin düzenlenecek belgeler ödemenin gerçekleştirilebilmesi amacıyla Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına iletilecek, ödeme işlemleri gerekli kontroller yapıldıktan sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Mali Yönetim Sistemi (MYS) üzerinden gerçekleştirilecektir.
  • İş Akış Şeması
  • Süreç Kartı

    2.1.4 Mal, Hizmet ve Yapım İhalesi vb. Ödemelerin Yapılması D   F  

    Üniversitenin harcama birimlerinden gelen, ön mali kontrolü yapılan ödeme emri belgesi MYS üzerinden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı muhasebe birimine gönderilir. Yetkililerin imzaları, hak sahibinin kimliği, mevzuatta belirtilen belgelerin eklenip eklenmediği ve ödeme emri belgesindeki maddi hata kontrol edili

    Muhasebe servisince hak sahibinin vergi, icra, SGK prim borcu sorgulanır, borcu bulunanlar hak sahibinin dilekçesi doğrultusunda ödemesinden borcu tahsil edildikten sonra, belge banka servisine verilerek hak sahibinin banka hesabına aktarılır.

    2.1.5. Doğrudan Temin İşlemleri E  

    Doğrudan temin yoluyla yapılacak alımların piyasada fiyat araştırması yapılmasının yanında, rekabet ve saydamlığın artırılması amacıyla, varsa alıma ilişkin dokümanlara duyuru ile birlikte erişilmesi için acil ve zorunlu olmayan alımlar için en az 3 gün süreyle EKAP erişim sayfasından alım öncesi ilgililere duyurulması,

    4734 sayılı Kanunun “Sonuç bildirimi” başlıklı 47 nci maddesine göre; yapım işleri ile mal ve hizmet alımlarının sonuçları, 42 nci maddeye göre gönderilenler hariç, en geç onbeş gün içinde Kamu İhale Kurumuna bildirilmesi,

    Kamu İhale Genel Tebliğinin 30.9.2 nci maddesinde; doğrudan temin yoluyla yapılan alımlar, takip eden ayın onuncu gününe kadar “Doğrudan Temin Kayıt Formu” doldurularak EKAP üzerinde kayıt altına alınması gerekmektedir.

    Buna göre, yukarıda belirtilen açıklamalar doğrultusunda doğrudan temin süreçlerinin yürütülmesinde; ödeme öncesi ön mali kontrolleri de dikkate alınarak giderin ödemesi gerçekleştirilecekti

    2.1.6. Tarifeye Bağlı Ödeme İşlemleri iş akış şeması

    Telefon, elektrik, su, doğalgaz vb. fatura ödemelerine ilişkin birden fazla fatura içeren ödeme belgeleri için Mali Yönetim Sistemi (MYS) üzerinden tanzim edilen ödeme emri belgesine gerçekleştirme görevlisi tarafından onaylanmış fatura bilgilerinin gösterildiği detay listenin (Telefon ödemelerinde "Görüşmeler Resmidir" kaşesi basılarak birim yetkililerince onaylanması gerekmektedir.) eklenmesine dikkat edilecek, belirtilen türden toplu fatura ödemesi yapılan bütün ödemelere detay liste eklenecektir.

    Tarifeye bağlı ödemelerin zamanında yapılmamasından kaynaklı olarak gecikme zammı oluşması durumunda söz konusu tutar harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve ilgili personelden tahsil edilecektir.

    2.1.7. Mahkeme Harç Giderleri ve İşlemleri iş akış şeması

    Üniversitemizin taraf olduğu davalara ilişkin kararların tebliğini müteakip aleyhte verilen kararlara ilişkin ödenmesi gereken tutarlar asıl giderin yapılması gereken bütçe tertibinden karşılanacaktır. Söz konusu kararlara ait mahkeme harç ve giderleri ile avukatlık vekâlet ücreti ödemeleri de ilgili birimce yapılacaktır. Ödemelerin yapılmasını müteakip ödemeye ilişkin belgenin bir sureti yazı ekinde Hukuk Müşavirliğine gönderilecektir. Asıl giderin ilişkilendirilecek bütçe tertibinin bulunmaması halinde ise münferiden ödenmesi gereken mahkeme harç ve giderleri ile avukatlık vekâlet ücreti ödemeleri Hukuk Müşavirliğince gerçekleştirilecektir.

    Avans çekilmeden ödenen mahkeme harç ve giderleri için daha sonraki bir tarihte çekilen avanstan mahsup/gider işlemi yapılmayacaktır.

    2.2. Ön Ödeme İşlemleri  iş akış şeması

    Ön ödeme, harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla; ilgili kanunlarında öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans verilmek veya kredi açılmak suretiyle yapılabilir. Verilecek avansın üst sınırları yılları merkezi yönetim bütçe kanununda gösterilir.

    Avans, işi yapacak, mal veya hizmeti sağlayacak olan kişi veya kuruluşa ödenmek üzere, doğrudan mutemede verilir. İlgili kanunlarına göre, görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı ödenecek avanslar kendilerine veya şahsi mutemetlerine verilebilir. Ön ödemeler hangi iş için verilmiş ise yalnızca o işte kullanılır. İlgili kanunlarında hüküm bulunması halinde, görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı avans verilebilir. Yetkili mercilerce ödeme gününden önce ödenmesine karar verilen maaş ve ücretler avans olarak verilebilir.

    Üniversitemiz birimlerince harcama yetkilisi mutemetlerine verilmek istenen avanslara ve kredilere ait Mali Yönetim Sistemi /MYS) üzerinden Muhasebe İşlem Fişlerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı muhasebe birimine ulaşmasının ardından gerekli kontroller yapıldıktan sonra ilgililerin banka hesaplarına aktarılır.

    Avans ve kredilere ait mahsup işlemi mevzuata uygun olarak ilgili memur tarafından gerçekleştirilir. Mahsup işleminde, avans ve kredinin konusunu teşkil eden fatura ve onay belgesi aranır. Mahsup süresi avanslarda avansın alındığı tarihten itibaren 1 ay, kredilerde ise 3 aydır.

    2.3. Red ve İade İşlemleri  iş akış şeması

    Red ve iadeler; bütçe geliri olarak nakden veya mahsuben yapılan tahsilâttan fazla ve yersiz alındığı tespit edilen meblağların ilgililerine geri ödenmesi işlemlerinin izlenmesi için kullanılır.

    Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı ve Üniversitemiz diğer ilgili birimlerinden gelen red ve iade talep yazıları incelenerek ilgili memura sevki gerçekleştirilir. İadesi talep edilen meblağın tahsilâtı ve yersiz alınıp alınmadığı kontrol edildikten sonra, iadenin hangi bütçe tertibinden yapılacağı hususunda Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü’nden bilgi alınarak iade evrakının üzerine yazılır.

    İade evrakının ekleri kontrol edilerek maddi hata olup olmadığı tespit edilir. say2000i sistemi verileri göz önünde bulundurularak sisteme giriş işlemi gerçekleştirilir. Kanunda belirtilen tarihte Muhasebe İşlem Fişi düzenlenerek ödemesi yapılır. Yetkililerin kontrol ve imzasından sonra banka servisince gönderme emri belgesi ile ilgilinin banka hesaplarına aktarılır.

    İade evrakının ekleri kontrol edilerek maddi hata olup olmadığı tespit edilir. Mali Yönetim Sistemi(MYS) verileri göz önünde bulundurularak sisteme giriş işlemi gerçekleştirilir. Kanunda belirtilen tarihte Muhasebe İşlem Fişi düzenlenerek ödemesi yapılır. Yetkililerin kontrol ve imzasından sonra banka servisince gönderme emri belgesi ile ilgilinin banka hesaplarına aktarılır.

    2.4. Proje Ödeme İşlemleri  iş akış şeması

    Üniversitenin Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğünden gelen Tübitak, Santez, Avrupa Birliği, Farabi ve Özel Projelere ait ödeme emri belgesi, muhasebe işlem fişi ekindeki evraklar teslim alınır. Yetkililerin imzaları, hak sahibinin kimliği, mevzuatta belirtilen belgelerin eklenip eklenmediği, proje yöneticisinin kimliği ve ödeme emri belgesindeki maddi hata kontrol edilir. Vezne servisince hak sahibinin vergi, icra, SGK prim borcu sorgulanır. İlgili memur tarafından Mali Yönetim Sistemi (MYS) sisteminden kaydı gerçekleştirilen evraklar için gönderme emri belgesi hazırlanır, listesi kontrol edilerek imzalanır ve bankaya gönderilir.